دفاتر، ادارات و محیط‌های کاری رسمی یکی از مهم‌ترین محیط‌ها در جامعه‌ی مدرن ما هستند. روال‌های روزمره و عملکرد کارمندان در این محیط‌ها می‌تواند موفقیت یا شکست یک شرکت تجاری را تعیین کند. در طول سال‌ها و با تغییر و پیشرفت سرسام‌آور فناوری این محیط‌های کاری هم دچار تغییرات شگرفی شده‌اند. شاید بتوان گفت که محیط‌های کاری بیش از همه تحت تأثیر این فناوری‌ها قرار گرفته‌اند. یکی از تغییرات فناوری که باعث متحول شدن فضاهای اداری شده است هوشمند سازی ساختمان اداری است. ما هم تصمیم داریم در ادامه‌ی این مطلب اسمارتیک در خصوص اداره هوشمند و مزایای هوشمند سازی نظام اداری و ساختمان‌های اداری صحبت کنیم.
اداره هوشمند چیست؟
اداره هوشمند به مکان کاری می‌گویند که فناوری‌های تعبیه شده در آن می‌تواند باعث شود کارمندان بهتر، سریع‌تر و هوشمندتر وظایف و کار خود را انجام دهند. در اداره هوشمند فناوری‌هایی مانند فرستنده‌های سیگنال، سنسورها و نرم‌افزارهای اسمارت‌فون می‌توانند به کارمندان کمک کنند تا کارهای عادی و روزمره‌ی خود را بهتر و سریع‌تر انجام دهند. به این صورت، کارمندان به اندازه‌ی کافی وقت دارند تا به بر توسعه‌ی کسب‌وکار و نوآوری در شرکت خود تمرکز کنند.
همچنین، در یک اداره هوشمند فناوری‌های تعبیه شده به کارمندان کمک می‌کند تا با هم ارتباط بهتری داشته باشند. حسگرهای تعبیه شده در این ادارات می‌توانند بگویند که آیا یک فرد در ساختمان حضور دارد یا خیر و اگر در ساختمان حضور دارد، دقیقاً و در هر لحظه این فرد کجاست. برای مثال، شاید اتاق کنفرانسی رزرو شده و مدت اشغال آن چقدر است و موارد بی‌شمار دیگر.
(پس از مطالعه‌ی این بخش به مطلب دفتر کار هوشمند نیز سر بزنید.)
پیشینه‌ی هوشمند سازی ساختمان اداری
ساختمان‌های اداری در قدیم بیشتر همان ساختمان‌های اداری سنتی بودند و خیلی فناوری در آن‌ها نقش زیادی نداشت. اما همان‌طور که می‌بینیم، امروزه با پیشرفت فناوری این ساختمان‌ها هم تبدیل به ساختمان‌های هوشمند شده‌اند. هوشمند سازی ساختمان اداره در طول زمان در طول سه مرحله صورت گرفت:
مرحله اول هوشمندسازی ساختمان اداره در طول سال‌های 1996 تا 2006 صورت گرفت. در این مرحله برای اولین‌بار از لپ‌تاپ‌ها، دستگاه‌های موبایل و استفاده از اینترنت برای افزایش بهره‌وری کارمندان در ساختمان‌های اداری استفاده شد.
مرحله‌ی دوم هوشمند سازی نظام اداری در طول سال‌های 2006 تا 2016 انجام گرفت. در طول این سال‌ها فناوری‌های تکنولوژیکی بسیار پیچیده‌تر شده‌اند. ازاین‌رو، در این مرحله اسمارت‌فون‌ها و دیگر دستگاه‌های پرسرعت وارد عرصه‌ی بازار شدند و منجر به اختراع نرم‌افزارها، اپ‌ها و رایانش ابری و استفاده از آن در ادارات شد.
مرحله سوم هوشمند سازی ساختمان‌های اداری از سال 2017 تاکنون را در برمی‌گیرد. در مرحله سوم هوشمند سازی ساختمان‌های اداری، مفهوم ساختمان هوشمند یک مفهوم رایج است. شرکت‌ها و ادارات در حال حاضر درک خیلی بهتری از این مفهوم دارند و در حال ادغام سیستم‌های خودکار با ادارات خود هستند که می‌تواند این ادارات را تبدیل به مکان‌های کاری کارآمدتر کرده و هزینه‌های عملیاتی را پایین آورد. همچنین، مدیران با استفاده از این اتوماسیون و هوشمند سازی می‌توانند یک محیط مناسب و به هم مرتبط را برای کارمندان خود فراهم کنند.
(برای هوشمند سازی گلخانه و هوشمند سازی انبار توضیحات دقیق و کارشناسانه‌ای را در وبلاگ اسمارتیک برایتان آماده کرده‌ایم.)
مزایای اداره هوشمند
اعمال فناوری‌های روز و بکارگیری آن برای هوشمند سازی اداره می‌تواند به رشد پایدار شرکت شما کمک کند و مزایای زیادی را به همراه داشته باشد. در ادامه‌ی این بخش در مورد مزایایی که هوشمند سازی ادارات می‌توانند برای صاحبان کسب‌وکارها و مدیران شرکت‌ها داشته باشند، صحبت خواهیم کرد.
(برای آشنایی با اکسس کنترل هوشمند آن مطلب مفصلی در وبلاگ اسمارتیک نوشته شده است.)
مزایای اداره هوشمند: 1. افزایش بهره‌وری در اداره‌ها
شرکت‌هایی که از اداره‌های هوشمند استفاده می‌کنند می‌توانند عملکرد بهتری نسبت به شرکت‌هایی داشته باشند که از اداره‌های سنتی استفاده می‌کنند. مفهوم هوشمند سازی ادارات باعث ایجاد نوآوری و خلاقیت می‌شود و به نوبه‌ی خود بر روش‌های اجرای عملیات‌های کسب‌وکاری هم تأثیر می‌گذارد. در محیط‌های کاری این چنینی می‌توان داده‌ها و اطلاعات زیادی در مورد نحوه‌ی کار کارکنان و روال‌های کاری روزمره جمع‌آوری کرد.
(برای آشنایی با هوشمند سازی دامداری به مطلب مورد نظر مراجعه کنید.)
علت اهمیت داده ها در اداره هوشمند
یک ساختمان اداری هوشمند می‌تواند گزینه‌های زیادی برای نظارت و مدیریت بر داده‌ها در آن ساختمان داشته باشد. در هوشمند سازی ساختمان اداری افراد می‌توانند از این اطلاعات برای تدوین الگوها و برنامه‌های استراتژی استفاده کنند که می‌توان توسط آن‌ها تعاملات و ارتباطات در آن اداره هوشمند را افزایش داد. بنابراین، هوشمندسازی ساختمان اداره می‌تواند یک پلتفرم واحد و یکپارچه برای پرسنل آن اداره باشد و برای آن‌ها یک محیط کاری صحیح و ابزاری را فراهم کند تا کارمندان در آن محیط بتوانند مبتکرانه عمل کنند و اهداف شرکت را برآورده سازند.
(درباره هوشمند سازی صنایع بخوانید.)
مزایای هوشمند سازی ساختمان های اداری: 2. تسهیل برنامه‌ریزی برای کارمندان و مدیریت اداره
یک سیستم هوشمند سازی ساختمان اداره فرایند ردیابی و مدیریت برنامه‌ریزی کارمندان را می‌تواند به راحتی انجام دهد و هم در صرف زمان صرفه‌جویی کند. گزارشات دستگاه‌های هوشمند و سیستم‌های خودکار جزو روش‌هایی هستند که به عملیات‌های کسب‌وکار کمک می‌کنند و باعث می‌شوند که آن‌ها برنامه‌ریزی کارمندان را خیلی راحت‌تر انجام دهند. همچنین، به دلیل افزایش ارتباط بین فناوری‌ها در یک اداره‌ی هوشمند، همکاری بین کارمندان و به اشتراک‌گذاری اسناد نیز بهتر و آسان‌تر می‌شود.
(برای آشنایی با کنترل از راه دور هوشمند به متن مورد نظر مراجعه کنید.)
مزایای اداره هوشمند: 3. نظارت بهتر بر هزینه‌های شرکتی
یکی از استراتژی‌های مهم در کسب‌وکار در زمینه‌ی تجارت این است که مدیران شرکت‌ها عملکرد شرکت خود را در مقایسه با هزینه‌هایی که برای عملیات‌های مختلف محتمل شده‌اند و در مقایسه با اهداف می‌سنجند. هوشمند سازی ساختمان اداری به این نوع شرکت‌ها کمک می‌کند تا با استفاده از سنسورها و سیستم‌های خودکار سریعاٌ داده‌ها را در محیط‌های کاری هوشمند ضبط کنند. سپس، مدیران شرکت‌ها می‌توانند از این اطلاعات استفاده کرده و آن‌ها را تجزیه و تحلیل کنند تا بتوانند در صورت نیاز رفتار پرسنل خود را بهتر کرده و عملکرد بهتری را برای مقرون به صرفه بودن عملیات‌ها انجام دهند.
(به مطلب مراکز تجاری هوشمند رجوع کنید.)
مزایای هوشمند سازی اداره: 4. تجزیه و تحلیل مفید داده‌ها
داده‌های کاربرد فضاهای کاری از طریق هشدارهای سیستم‌ها و گزارشات آن‌ها به دست می‌آیند. افرادی که در این شرکت‌ها کار می‌کنند می‌توانند این هشدارها را دریافت کنند و برنامه‌های تجزیه و تحلیل کاربرد داده‌ها را از طریق ایمیل و اسمارت‌فون‌ها دریافت کنند تا با آن‌ها در مورد برنامه‌ریزی تصمیم‌گیری کنند. به این صورت، شرکت‌ها می‌توانند بر روی داده‌های فضای کاری و داده‌های استفاده از ساختمان نظارت داشته باشد.
(در مورد قفل هوشمند مطلبی مفصل و کامل در وبلاگ اسمارتیک نوشته شده است.)
مزایای هوشمند سازی ساختمان اداری: 5. قدرت رایانش ابری
بسیاری از شرکت‌ها با استفاده از فناوری اینترنت اشیاء توانستند اکثر عملیات‌های خود را از طریق اینترنت انجام دهند. از این رو، کسب‌وکارها می‌توانند در فرم‌های متفاوت و از طریق اینترنت همه جا اطلاعات را پردازش، ذخیره، مدیریت کرده و به آن دسترسی داشته باشند. به این صورت، اگر شما داده‌ها را در یکی از کامپیوترهای اداره قرار می‌دادید، دیگر مجبور نیستید که خود را به این کار محدود کنید.
انبار ذخیره‌ی رایانش ابری باعث می‌شود از همه جا به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی داشته باشید، حتی زمانی‌که رایانه‌ی شخصی را با خود به همراه نداشته باشید و یا درایو سخت‌افزای کامپیوتر شما دچار مشکل شده باشد. این نوع رایانش ابری در این موارد می‌تواند به شما کمک کند.
(برای آشنایی با دستگیره هوشمند مطلبی مفصل با تمامی جزئیات در وبلاگ اسمارتیک برایتان تدارک دیده‌ایم.)
مزایای هوشمند سازی ساختمان های اداری: 6. خلق یک برند تجاری هوشمند
با گنجاندن ابزارهای هوشمند در عملیات‌های روزانه‌ی ادارات خود می‌توانید ارتباطات بین برند تجاری و مخاطبان هدف خود را افزایش داده و بهبود ببخشید. اگر یک سیستم هوشمند داشته باشید این سیستم کاری می‌تواند گزینه‌های مختلفی را به شما ارائه دهد که به وسیله‌ی آن یک برند تجاری هوشمند ایجاد کنید. برای مثال، اگر بخواهید مشتریان خود را به یک قرار جلسه دعوت کنید، آن‌ها حتماً مجبور نیستند که در قسمت پذیرش حضور خود را اعلام کنند. شما می‌توانید فقط با ارسال یک ایمیل درخواست خود را به اتاق جلسه ارسال کنید.
(برای تدارک هتل هوشمند این مطلب از اسمارتیک را از دست ندهید.)
مزایای اداره هوشمند: 7. ارتباط بهتر بین کارمندان
در گذشته فضاهای کاری سنتی دارای یک سیستم ارتباطی پایدار و یکپارچه برای کارمندان خود نبودند. اکنون نرم‌افزارهای پیام‌دهی این عمل و ارتباط بین افراد یا گروه‌ها را آسان‌تر کرده‌اند. یک ساختمان اداری هوشمند دارای پلتفرم‌های ادغامی مختلف است که باعث می‌شود کارمندان علی‌رغم تفاوت مکانی خود با یکدیگر ارتباط بهتری داشته باشند. این مسئله به مدیران اداره کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری بهتری انجام دهند، زیرا بازخورد کارکنان نسبت به مسائل اداری خیلی سریع‌تر خواهد بود که این مسئله به روال‌های اداری کمک می‌کند تا با سرعت بیشتری انجام شوند.
(برای آشنایی با نمایندگی هوشمندسازی به مطلب مورد نظر مراجعه کنید.)
مزایای هوشمندسازی ساختمان اداری: 8. صرفه‌جویی در زمان
در یک سیستم اداری هوشمند راه‌حل‌های فناوری مبتکرانه‌ای وجود دارد که به افراد اجازه می‌دهد تا انجام کارهای پیچیده را آسان‌تر کنند. با داشتن یک محیط کاری هوشمند این کارها می‌توانند در مدت زمان بسیار کوتاهی انجام بگیرند که این مسئله به کارمندان اجازه می‌دهد تا کارهای مهم‌تری را انجام دهند.
(برای آشنایی با بهترین تجهیزات خانه هوشمند به وبلاگ اسمارتیک مراجعه کنید.)
مزایای اداره هوشمند: 9. استفاده از فضای دفتر و اداره
یکی از مواردی که در هوشمند سازی ساختمان اداری و دفاتر می‌توان به آن توجه کرد، استفاده‌ی مفید از فضای دفاتر است. تحقیقات نشان داده است با هوشمند سازی دفاتر و ادارات، فضای بیشتری مورد استفاده‌ی مفید قرار می‌گیرد و استفاده‌ی مفید و حداکثری از فضای کار می‌تواند در هوشمند سازی اداره و افزایش بهره‌وری کارمندان بسیار موثر باشد.
(آشنایی با پروتکل Modbus این مطلب از اسمارتیک را از دست ندهید.)
در هوشمند سازی اداره به چه نکاتی باید توجه شود؟
زمانی‌که می‌خواهیم یک دفتر اداری سنتی را به یک دفتر اداری هوشمند تبدیل کنیم مسلم است که تغییراتی در آن باید صورت گیرد. موضوعی که در این جا پیش می‌آید این است که این تغییرات ممکن است چالش‌هایی را هم به همراه داشته باشند. تغییر از یک محیط اداری سنتی به یک محیط اداری هوشمند دارای چالش‌هایی است که می‌توان بر آن‌ها غلبه کرد. ما در این بخش در مورد نکاتی صحبت خواهیم کرد که در هوشمند سازی ساختمان اداری و تغییر آن از محیط سنتی به محیط هوشمند باید آن‌ها را رعایت کرد.
(برای پروتکل BACnet توضیحات دقیق و کارشناسانه‌ای را در وبلاگ اسمارتیک برایتان آماده کرده‌ایم.)
نکات هوشمند سازی اداره: 1. استفاده از امکانات پیشین برای تغییر محیط اداری
ایجاد یک محیط اداری هوشمند می‌تواند خیلی هزینه‌بر باشد. اگر بودجه شما به طوری است که نمی‌توانید خیلی آن را خرج هوشمند سازی دفتر خود کنید، می‌توانید از امکاناتی که در دسترس دارید برای این کار استفاده کنید. استفاده از این امکانات به شما کمک می‌کند تا پیش از به دست آوردن منابع مالی برای هدف بلندمدت خود در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید.
برای مثال، یکی از تجهیزاتی که شما می‌توانید برای هوشمند سازی دفتر خود بکار برید، این است که به جای نصب یک سیستم ورودی در ابتدای دفتر می‌توانید از یک نرم‌افزار ورودی در اسمارت‌فون استفاده کنید. شما می‌توانید به تدریج کاری کنید که کارمندان شما از این نرم‌افزار استفاده کنند و به این صورت، هزینه کمتری را هم برای این کار متحمل می‌شوید.
(برای آشنایی با اتاق سرور هوشمند به مطلب مورد نظر مراجعه کنید.)
نکات مهم در هوشمند سازی اداره: 2. نظارت بر رفتار کارمندان و تامین امنیت شرکت
در دفاتر اداری هوشمند کارمندان با استفاده از سیستم رایانش ابری می‌توانند از همه جا کار خود را انجام دهند. اما ریسکی که در استفاده از رایانش ابری وجود دارد این است که افزایش ارتباط بین سیستم‌ها باعث افزایش ریسک تجاوز به حریم خصوصی می‌شود.
علاوه بر این، هر چقدر که اعضای گروه کاری از دستگاه‌های رایانش ابری بیشتر استفاده کنند، احتمال بروز حمله‌های سایبری هم بیشتر می‌شود. بنابراین، مدیران شرکت حتماً باید از این اطمینان حاصل کنند که کارمندان بدانند شرکت در حال نظارت بر عملکرد و حرکات آن‌ها در ساختمان است تا از بروز حملات سایبری و تجاوز به حریم خصوصی جلوگیری شود.
(از مطلب اجزای سیستم هوشمند سازی نیز بازدید کنید.)
نکات مربوط به اداره هوشمند: 3. استفاده از نرم‌افزارهای میزهای کاری ضروری
میز کاری ضروری یک نوع روش در دفاتر اداری است که در این روش زمانی به کارمندان میز اختصاص داده می‌شود که در صورت نیاز یا ضرورت باشد. روش اختصاص میز کار ضروری یکی از مبناهای اصلی در هر گونه اداره و دفتر هوشمند است.
در حال حاضر خیلی از شرکت‌ها از روش نرم‌افزار اختصاص میز کار ضروری استفاده می‌کنند که این نرم‌افزارها به کارمندان اجازه می‌دهند تا از راه دور فضاهای کار را رزرو کنند و هر موقع که می‌خواهند این کار را انجام دهند. برای مثال، نرم‌افزار فضایی iOt نرم‌افزار اداره هوشمند است که کار این نرم‌افزار مدیریت انرژی و حصول اطمینان از این است که هزینه فضای دفتر مطابق با اولویت‌های تجاری شرکت باشد.
(آشنایی با پروتکل زیگبی این مطلب از اسمارتیک را از دست ندهید.)
نکات مربوط به اداره هوشمند: 4. توجه به نوع فعالیت کارمندان
گفتیم که استفاده هوشمند از فضای محیط کار و دفتر اداری یک عامل مهم در هوشمند سازی اداره است. علاوه بر این، اگر بخواهید بهترین نوع استفاده از محیط کاری را داشته باشید باید نوع کارمندان خود را بررسی کنید. برای مثال، چه نوع کارمندانی در شرکت شما کار می‌کنند؟ آیا آن‌ها کارمند راه دور هستند یا کارمندانی هستند که برنامه کاریشان انعطاف‌پذیر است. اگر شما چند نوع کارمند دارید، حتماً نوع کارمندان باید در روند هوشمند سازی اداره در نظر گرفته شود.
نکات مربوط به هوشمند سازی اداره: 5. جمع‌آوری اطلاعات در خصوص جزئیات فنی ساختمان
برای ایجاد یک ساختمان اداری هوشمند جزئیات فنی و اجزای آن ساختمان باید در نظر گرفته شوند. بعد از این‌که محیط دفتر خود را ارزیابی کردید، به سراغ مدیران ساختمان بروید و ببینید که آن‌ها در مورد جزئیات فنی ساختمان چه حرف‌هایی برای گفتن دارند. برای مثال، ممکن است سیستم‌های تهویه ساختمان یا سیستم نورپردازی ساختمان به دلیل تعمیرات پیاده و سوار شوند و این کار ممکن است به دلیل تعیین مقررات جدید در مورد این نوع تجهیزات برای اداره‌ها تصویب شده باشد. در کل، برای هوشمند سازی نظام اداری باید از جزئیات فنی ساختمان مطلع شوید.
(برای هوشمند سازی مراکز تفریحی توضیحات دقیق و کارشناسانه‌ای را در وبلاگ اسمارتیک برایتان آماده کرده‌ایم.)
تجهیزات اداره هوشمند
در بخش‌های قبلی در مورد ساختمان هوشمند و مزایای آن صحبت کردیم. طبیعتاً با مطرح کردن این موضوعات مدیران ساختمان برای پایین آوردن هزینه‌های کلی کسب‌وکار خود سعی می‌کنند تا سیستم نورپردازی هوشمند و سیستم‌های تهویه هوا را نصب کنند. بنابراین، با نصب این نوع سیستم‌ها هم شما و هم محیط اطرافتان نفع می‌برید. پیش از نصب تجهیزات هوشمند در ساختمان‌ها کارها و اقداماتی باید در جهت هوشمند سازی ساختمان انجام شوند. در این بخش ما در مورد کارهایی صحبت می‌کنیم که شما می‌توانید برای هوشمند سازی ساختمان اداری انجام دهید.
(برای آشنایی با موتورخانه هوشمند به مطلب مورد نظر مراجعه کنید.)
تجهیزات اداره هوشمند: 1. حسگرهای هوشمند، به منظور جمع‌آوری داده‌ها
ویژگی نظارت بر نوع سکونت به معنای استفاده از حسگرهای هوشمند به منظور جمع‌آوری داده‌ها در مورد نوع استفاده از فضاهای کاری است. این داده‌های جمع‌آوری شده به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا با کارایی بیشتری برنامه‌های کاری خود را مدیریت کنند که این مسئله در صرفه‌جویی در هزینه‌های آن‌ها هم تأثیر زیادی دارد. در نتیجه، شرکت‌ها با داشتن دسترسی به داده‌های واقعی دیگر مجبور نیستند در مورد این مسائل حدس بزنند. این داده‌ها با داشتن منبعی که مدام بروزرسانی می‌شود می‌تواند مدیریت این شرکت‌ها را بهتر کند.
علاوه بر این، داده‌های مربوط به محیط کاری می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا متوجه شوند که دقیقاً به چه مقدار فضا احتیاج دارند و از این اطمینان حاصل کند که کارمندان می‌توانند با کارایی بسیار بیشتری به انجام وظایف خود بپردازند.
تجهیزات اداره هوشمند: 2. تهویه‌ی هوشمند برای نظارت بر کیفیت هوای دفاتر اداری
دفاتر هوشمند با ویژگی نظارت بر کیفیت هوای داخل می‌توانند کیفیت هوایی فضای داخلی دفاتر را بسنجند و و نسبت به تهویه‌ی آن اقدام کنند. برای مثال، دفاتر هوشمند می‌توانند با استفاده از حسگرهای هوشمندی که در دفاتر اداری نصب شده‌اند پارامترهای مختلفی را بسنجند. این پارامترها می‌توانند میزان کربن دی‌اکسید یا ذرات معلق در هوا را بسنجند. دفاتر اداری می‌توانند دستگاه‌های حسگری را نصب کنند و زمانی که این پارامترهای کیفیت هوا از سطح معینی بالاتر رفتند، شروع به هشدار دادن کنند.
در این صورت، ناظران کیفیت هوای ساختمان می‌توانند تغییرات لازم را از طریق سیستم مدیریت ساختمان اعمال کنند. نظارت بر کیفیت هوای دفاتر اداری یک ویژگی مهم در هوشمند سازی ساختمان اداری است، زیرا این مسئله به بهره‌وری و رفاه کارمندان کمک زیادی می‌کند و می‌تواند فضای امن‌تر و سالم‌تر را برای آن‌ها فراهم کند.
(برای آشنایی بیشتر با این تجهیزات از مطلب سیستم تهویه هوشمند نیز بازدید کنید.)
تجهیزات اداره هوشمند: 3. کاربرد هوشمند انرژی در اداره هوشمند
با هوشمندتر شدن ادارات و دفاتر اداری و ارتباط بیشتر آن‌ها با یکدیگر، کاهش استفاده‌ی شرکت‌ها از انرژی خیلی آسان‌تر شده است. این کار نه تنها برای محیط زیست یک مسئله مهم است بلکه می‌تواند هزینه‌های جانبی را هم کاهش دهد. همچنین، هوشمند سازی ساختمان اداره می‌تواند برای کنترل نورپردازی، آسانسور و دیگر سیستم‌هایی که از انرژی استفاده می‌کنند بکار گرفته شود. استفاده از فناوری اینترنت اشیاء در چنین سیستم‌هایی از این اطمینان حاصل می‌کند که انرژی موجود در ساختمان یا دفتر اداری فقط در صورت لزوم و نیاز استفاده می‌شود.
تجهیزات اداره هوشمند: 4. سیستم نظارتی هوشمند
در دفاتر اداری طبیعی است که وسایل کاری ممکن است خراب شوند و احتیاج به تعمیر داشته باشند. دفاتر اداری هوشمند دارای تجهیزاتی هستند که استفاده از آن‌ها می‌تواند زمان و انرژی که صرف گزارش تجهیزات خراب شده یا گم شده می‌شود را کاهش دهد.
در برخی از موارد می‌توان از این داده‌ها برای پیش‌بینی و حل مشکلات مربوط به خرابی تجهیزات دفتر استفاده کرد. هر چه باشد نظارت فعالانه خیلی ارزان‌تر از نظارتی است که پس از خرابی تجهیزات صورت می‌گیرد و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا عمر سیستم‌های خود را افزایش داده و زمان و مدت وقفه‌ای که به خاطر خرابی سیستم‌ها و تجهیزات به وجود می‌آید را کاهش دهند.
(برای آشنایی با سیستم مدیریت هوشمند BMS به وبلاگ اسمارتیک مراجعه کنید.)
تجهیزات اداره هوشمند: 5. سیستم‌های روشنایی هوشمند
یکی از راه‌های هوشمند سازی ساختمان‌های اداری و در عین حال صرفه‌جویی در مصرف انرژی، استفاده از سیستم‌های روشنایی هوشمند است. سنسورهای تشخیص میزان نور می‌توانند به طور خودکار وضعیت روشنایی محیط دفاتر را بررسی کرده و نسبت به میزان نور محیطی و نور روشن روز، نسبت به روشن یا خاموش کردن چراغ‌ها اقدام کنند. به این ترتیب با هوشمند سازی سیستم‌های روشنایی می‌توان از هدر رفتن انرژی حلوگیری کرد.
عملکرد سنسورها به گونه‌ای است که ابتدا می‌تواند پرده‌های هوشمند را باز کند و سپس در صورت ناکافی بودن نور، لامپ‌ها و چراغ‌های هوشمند را روشن کند. بعلاوه سنسورهای حرکتی نیز در برخی نقاط می‌تواند بسیار کاربردی باشد و از روشن ماندن بیش از حد لامپ‌ها در مکان‌های کم رفت و آمدتر می‌توان اجتناب کرد.
تجهیزات اداره هوشمند: 6. سیستم‌های امنیتی و نظارتی هوشمند
یکی دیگر از نکاتی که در هوشمند سازی ساختمان های اداری باید به آن توجه شود، سیستم امنیتی هوشمند است. هوشمند سازی سیستم‌های امنیتی و نظارتی به وسیله‌ی سنسورهای داخلی، دوربین‌های هوشمند و سیستم‌های اعلام حریق می‌تواند در حفظ ایمنی و امنیت محیط ادارات بسیار موثر باشد. برای اینکار می‌توان از تجهیزاتی مانند دوربین‌های هوشمند، قفل‌های هوشمند برای درهای ورودی و خروجی، سنسورهای حرکتی، دتکتورهای اعلام حریق، سنسورهای نشت آب و غیره استفاده کرد که برای بهبود امنیت در ساختمان‌های اداری می‌توانند بکار برده شوند.
تجهیزات اداره هوشمند: 7. سیستم‌های سرمایشی و گرمایشی هوشمند در ساختمان‌های اداری
تنظیم دمای محیط ادارات در فصول مختلف سال یکی از مواردی است که برای آسایش کارمندان مهم است و بعلاوه باید به گونه‌ای باشد که اتلاف انرژی صورت نگرفته و استفاده‌ی بهینه‌ای از انرژی انجام شود. سیستم‌های سرمایش و گرمایش هوشمند به این ترتیب گزینه‌ی خوبی برای هوشمند سازی ساختمان های اداری هستند.
ترموستات هوشمند در اداره هوشمند
استفاده از ترموستات هوشمند در این مکان‌ها باعث فراهم آمدن دمای مطلوبی برای همه‌ی افراد می‌شود و نیازی به تنظیم دستی دما یا کم و زیاد کردن دما وجود نخواهد داشت. از سیستم‌های سرمایش و گرمایش هوشمند می‌توان در سناریوهای مختلفی استفاده کرد و به این ترتیب در هزینه‌ها نیز صرفه‌جویی نمود. برای مثال این سیستم‌ها را می‌توان به گونه‌ای تنظیم کرد که در صورت باز بودن پنجره‌ها، سیستم تهویه یا سیستم سرمایش و گرمایش هوشمند به طور خودکار خاموش شود.
بعلاوه تعیین بازه‌ی زمانی برای روشن و خاموش شدن سیستم‌ها نیز گزینه‌ی دیگری است که می‌توان از آن برای ساعات کاری ادارات استفاده کرد و به این ترتیب از مصرف انرژی در ساعات خالی بودن دفتر جلوگیری کرد.
تجهیزات اداره هوشمند: 8. اپلیکیشن‌های مخصوص کارمندان
در هوشمند سازی ساختمان اداری داشتن اپ‌های باکیفیت می‌تواند تجربه کارمندان در آن فضای کار را متحول کند. کارمندان می‌توانند از اپلیکیشن‌های مخصوص کارمندان برای ارتباط با همکاران خود، افزایش همکاری و بهبود کارایی استفاده کنند. داشتن اپ‌های هوشمند محیط کاری چیزهای زیادی را آسان‌تر می‌کند، مثل کنترل دسترسی به رزرو اتاق جلسات و میزها.
تجهیزات اداره هوشمند: 9. استفاده از امکانات موجود برای هوشمند سازی دفتر کار و ساختمان اداره
پیش از هر چیزی و در مرحله اول هوشمند سازی ساختمان اداره، شما باید در نظر بگیرید که چه چیزهایی در دفتر یا اداره‌ی شما وجود دارد و می‌توانید از آن اشیاء برای هوشمند سازی دفتر کار خود استفاده کنید. برای مثال، سیستم‌هایی مثل سیستم‌های تهویه هوا و سیستم‌های نورپردازی در راهروها و اتاق‌های کنفرانس و غیره می‌توانند جزو اشیاء و تجهیزاتی باشند که می‌توانید برای هوشمند سازی ساختمان‌های اداری از آن استفاده کنید.
(برای آشنایی با بهترین شرکت‌های هوشمندسازی در جهان به مطلب مورد نظر مراجعه کنید.)
استفاده از اینترنت اشیا برای افزایش کارآمدی اداره هوشمند
کارکرد اصلی اینترنت اشیاء به این صورت است که در یک محیط دستگاه‌های هوشمندی که در آن وجود دارند را به همدیگر مرتبط می‌سازد و با استفاده از داده‌هایی که این دستگاه‌ها جمع‌آوری می‌کند پارامترهای مختلف آن محیط را کنترل می‌کند. برای هوشمند سازی ساختمان اداری می‌توانید از دستگاه‌های هوشمند مختلفی استفاده کنید. اینجا است که استفاده از تجهیزات اینترنت اشیا می‌تواند به کمک شما بیاید، زیرا با استفاده از این نوع تجهیزات می‌توانید دستگاه‌های هوشمند اداره‌ی خود را به یکدیگر مرتبط کنید.
برای مثال، فرض کنید که شما حسگرهایی را در دفتر یا اداره نصب کردید. این حسگرها زمانی که افراد وارد اتاق می‌شوند می‌توانند متوجه شوند و این داده‌ها را به حسگرهای دیگر ارسال می‌کنند. سپس، این حسگرها پس از خروج افراد کاملاً سیستم‌های تولید انرژی مثل سیستم‌های تهویه هوا را می‌بندند.
اینترنت اشیاء می‌تواند امنیت ساختمان شما را افزایش دهد
یک کارکرد مفید دیگر اینترنت اشیاء این است که می‌تواند برای امنیت ساختمان نیز بسیار مفید باشند. برای مثال، اگر برای ورود به بخش‌هایی از اداره کارمندان نیاز به این دارند که یک کارت پلاستیکی همراه خود داشته باشند، تجهیزات اینترنت اشیاء می‌توانند این نیاز را از بین ببرند. این مسئله برای محیط زیست هم خیلی بهتر است. بنابراین، استفاده از تجهیزات اینترنت اشیا در هوشمند سازی ادارات می‌تواند بسیار کاربردی باشد.
(مطلب پروتکل‌های اینترنت اشیا نیز می‌تواند برایتان مفید باشد.)
دولت الکترونیک و هوشمندسازی اداره
پیش از آنکه به موضوع دولت الکترونیک و هوشمند سازی اداری بپردازیم، بیایید ببینیم که معنی دولت الکترونیک چیست. در دولت الکترونیک فناوری‌های مربوط به اطلاعات و ارتباطات برای کارکردهای دولت و روال‌های اداری آن اعمال می‌شوند. هدف از اعمال این نوع فناوری‌ها افزایش کارایی و شفافیت مشارکت شهروندان کشور در امور دولتی است. برای همین، دولت الکترونیک می‌تواند در هوشمند سازی اداری و روال‌های اداری نقش مهمی را ایفا کند.
در حوزه دولت الکترونیک و هوشمند سازی اداره چه اقداماتی امکان پذیر هستند؟
برای مثال، یکی از کارهایی که می‌توان در حوزه‌ی دولت الکترونیک و هوشمندسازی اداری انجام داد این است که تا حد امکان روال‌های اداری کاغذی را حذف و پروسه‌های مربوط به ضبط اسناد را دیجیتال کرد. یک اقدام دیگر می‌تواند این باشد که خیلی از نامه‌هایی که ادارات بین همدیگر ردوبدل می‌کنند را به صورت فرمت دیجیتال درآورد و آن‌ها را در فضای وب سرویس به دیگری انتقال داد.
مزایای هوشمند سازی اداره توسط دولت الکترونیک چیست؟
ارتباط بین دولت الکترونیک و هوشمند سازی اداری در سطح کشوری می‌تواند مزایای زیادی داشته باشد. برای مثال، دولت الکترونیک و هوشمند اثاثیه اداری می‌تواند خدماتی که در سطح اداری و دولتی برای شهروندان ارائه می‌شود را توسعه دهد. از سوی دیگر، زمان و مکان ارائه‌ی این نوع خدمات فقط به یک جا و یک زمان خاص محدود نمی‌شوند.
دولت الکترونیک با هوشمند سازی اداری می‌تواند فرآیندهای اداری را خیلی بهتر کند و با حذف نیاز حضور فیزیکی مشتریان و شهروندان در ادارات می‌تواند میزان ترافیک را در سطح شهر کاهش دهد. یک مزیت دیگر دولت الکترونیک و هوشمند سازی اداری این است که هوشمند سازی اداری می‌تواند شفافیت روال‌های اداری و عملکرد ادارات را افزایش دهد و به این صورت، فساد در ادارات و فساد دولتی را کاهش دهد.
