دفتر کار هوشمند: مزایای هوشمند سازی دفتر کار + تصویر

ویژگی‌ها و امکانات یک دفتر کار هوشمند

دفتر کار هوشمند یا Smart Office دقیقا همان چیزی است که به نظر می‌رسد؛ محل کاری که از تکنولوژی برای بالابردن بهره‌وری کارمندان استفاده می‌کند. همانطور که تقاضای فن‌آوری و داده‌ها در تمام صنایع بیشتر می‌شود، بسیاری از شرکت‌ها نیز دفاتر کار خود را به روز می‌کنند. دفاتر هوشمند از جهات بسیاری می‌توانند مفید باشند. دفتر کار هوشمند انواع ابزارها و تکنولوژی‌ها را برای پشتیبانی از کار تولیدی و کار اتوماتیک بکار می‌برد. ابزارهای هوشمند دفتری شامل نرم‌افزار ویدئو کنفرانس و ابزارهای سخت‌افزاری، نرم‌افزار اتاق جلسات و رزرو میز و همینطور ابزارهای تحلیل‌گر دفتر کار می‌شود تا بررسی شود بخش‌های مختلف محل کار چطور مورد استفاده قرار می‌گیرند. در این مطلب تصمیم داریم ضمن ارائه‌ی تعریفی از دفتر کار هوشمند و اجزای تشکیل‌دهنده‌ی آن به مزایای هوشمند سازی دفاتر کار اشاره کنیم. با جدیدترین مطلب مرکز هوشمند سازی آرات همراه باشید.

Smart Office

 

دفتر کار هوشمند چیست؟

یک دفتر کار هوشمند از فن‌آوری در جهت ارتقا و بهبود عملکرد کارمندان در تولید و بهره‌وری، عمل می‌کند؛ چه کارمندان در دفتر کار مشغول باشند و چه از راه دور کار کنند و با تیم محل کار خود در ارتباط باشند. دفاتر کار هوشمند از تکنولوژی و تحلیل‌های اینترنتی استفاده می‌کنند تا دریابند چطور محل کار می‌تواند به بهترین نحو در خدمت کارمندان باشد تا آنها بتوانند بهره‌وری خود را بالا ببرند. تکنولوژی دفتر کار هوشمند اغلب شامل ابزارهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری اتاق کنفرانس، اتاق ملاقات و ابزارهای تحلیل‌گر دفتر کار می‌شود تا اطلاعاتی در مورد نحوه‌ی استفاده از بخش‌های مختلف اداره به دست بیاید. این تکنولوژی مجل کار هوشمند با سبک‌های ارتباطی دفاتر کار در حال توسعه و تحول، سازگار است و داده، منابع و ابزارهایی برای سازنده‌تر کردن هر چه بیشتر کارها در آینده، فراهم می‌کند.

دفتر کار هوشمند چیست؟

به این ترتیب از مزایای یک دفتر کار هوشمند می‌توان به سریع‌تر و ساده‌تر کردن برنامه‌ریزی و برگزاری جلسات اشاره کرد که به تیم‌های کاری کمک می‌کند جلسات پربارتری برگزار کنند بدون اینکه توجه کنند هر کدام از اعضای شرکت‌کننده در جلسه، در کجای دنیا قرار دارد. در یک دفتر کار هوشمند، افراد می‌توانند بهترین فضای کار را برای نیازهای خود پیدا کنند؛ چه به صورت گروهی کار کنند و چه به صورت انفرادی. بعلاوه تکنولوژی دفاتر هوشمند به رهبران IT و امکانات کمک می‌کند نحوه‌ی استفاده از ابزارها و فضاها را تجزیه و تحلیل کنند تا بتوان پیشرفت‌هایی ایجاد کرد و در زمان حال و یا آینده بهترین استفاده از فضاهای کار صورت گیرد. این کار به ویژه برای برنامه‌ریزی انتقال محل دفتر یا بازسازی و نوسازی آن بسیار می‌تواند مفید باشد چرا که می‌توان محل کار را با نیازهای کارمندان منطبق کرد.

اجزای تشکیل‌دهنده‌ی یک دفتر کار هوشمند

اجزای اصلی یک دفتر هوشمند، اتاق جلسات هوشمند و فضای کار هوشمند است. فضاهایی وجود دارد که کارمندان بیشتر در آنها کار می‌کنند و می‌توان از تکنولوژی هوشمند سازی برای ارتقای بهبود تجربه‌ی کاری کارمندان بهره برد. در ادامه به اجزای تشکیل‌دهنده‌ی یک دفتر کار هوشمند اشاره می‌کنیم.

اجزای تشکیل‌دهنده‌ی یک دفتر کار هوشمند

اتاق جلسات هوشمند در محیط کاری هوشمند سازی شده

اتاق جلسات هوشمند از فن‌آوری هوشمندی بهره می‌برد که ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری را در فضای جلسات ادغام می‌کند تا تجربه‌ی یک جلسه‌ی پربار و سازنده را برای شرکت‌کنندگان حضوری و غیرحضوری در جلسه ایجاد کند. فضای جلسات با تجهیزات و تکنولوژی‌هایی مجهز می‌شود که برقراری، برنامه‌ریزی و مدیریت جلسه را آسان می‌سازد. این تجهیزات اغلب با ابزارهایی مانند نرم‌افزار و سخت‌افزار ویدئو کنفرانس، ابزارهای وایت‌برد و ابزارهای تحلیل‌گر و بهره‌وری تلفیق می‌شوند.

اتاق جلسات هوشمند در محیط کاری هوشمند سازی شده

فضاهای کاری هوشمند در دفاتر کاری هوشمند سازی شده

فضاهای کاری هوشمند فضاهایی هستند که کارمندان خارج از شرایط رسمی جلسه، چه به صورت انفرادی و چه به صورت گروهی می‌توانند در آن کار کنند. این فضاها، مناطق متفاوتی از یک دفتر کار هستند که به کارمندان امکان می‌دهد انتخاب کنند کدام محیط برای هر یک از کارها یا پروژه‌هایی که روی آن کار می‌کنند، مناسب‌تر است.

فضاهای کاری هوشمند

ابزارهای یک دفتر کار هوشمند

با ادغام جدیدترین ابزارها و تکنولوژی‌ها در یک فضای کار، در مسیر هوشمند سازی دفتر کار خود خواهید بود. در ادامه به برخی از ابزارهایی که می‌توانید برای راه‌اندازی دفتر هوشمند خود استفاده کنید، اشاره می‌کنیم.

ابزارهای یک دفتر کار هوشمند

هوشمند سازی دفتر کار: ۱. نرم‌افزارهای همکاری بصری (Visual Collaboration Software)

نرم‌افزار همکاری بصری یک اصطلاح کلی برای ابزارهایی مانند نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی و نرم‌افزار همکاری فضای کاری است. هر دو نوع این نرم‌افزارها به کارمندان کمک می‌کنند بدون توجه به اینکه کجا مستقر هستند، با همکاران و مشتری‌ها ارتباط برقرار کنند. نرم‌افزارهای کنفرانس ویدئویی مانند زوم (Zoom)، گوگل میت (Google Meet) و اسکایپ (Skype) برای مشاغل به افراد کمک می‌کنند بدون توجه به مکانی که در آن قرار دارند با دیگران ارتباط برقرار کنند. بعلاوه، برای شروع کار نرم‌افزارهای کنفرانس ویدئویی رایگانی نیز وجود دارد که می‌توان از آنها استفاده کرد.

نرم‌افزار همکاری در محل کار مانند RemoteHQ، مورال (Mural) و میرو (Miro) با ارائه‌ی برنامه‌هایی برای مدیریت پروژه، اشتراک صفحه نمایش چندکاربره، یادداشت‌برداری و وایت‌برد مجازی به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا با هم هم‌فکری و تعامل داشته باشند. بسیاری از نرم‌افزارهای همکاری با سایر انواع ابزارهای بهینه‌سازی مانند ترلو (Trello)، گوگل داکس (Google Docs)، دراپ باکس (Dropbox)، اسلک (Slack) و غیره نیز سازگار هستند. این ویژگی باعث می‌شود تیم‌های حضوری و پراکنده بتوانند به طور موثر و کارآمدی با یکدیگر همکاری کنند.

نرم‌افزارهای همکاری بصری (Visual Collaboration Software)

هوشمند سازی دفتر کار: ۲. سخت‌افزارهای همکاری بصری (Visual Collaboration Hardware)

امروزه اکثر اتاق‌های کنفرانس و اتاق‌های اجتماع مجهز به سخت‌افزارهای ویدئو کنفرانس هستند. دوربین‌های ویدئو کنفرانس صرف‌نظر از محل استقرار افراد، کمک می‌کنند آنها با یکدیگر ارتباط نزدیک برقرار کنند. بهترین سخت‌افزارهای ویدئو کنفرانس با پخش ویدئوهای HD و شفاف و صدای کاهش‌دهنده‌ی نویز می‌توانند با ایجاد یک تجربه‌ی حضوری در جلسات مجازی، فعالیت‌های تجاری شما را دگرگون کنند. فضای جلسات به مرور زمان با ادغام و استفاده از تجهیزات مدرن، هوشمندتر می‌شود.

سخت‌افزارهای همکاری بصری

هوشمند سازی دفتر کار: ۳. ابزارهای تجزیه و تحلیل اتاق‌های جلسات و مدیریت فضای کار

دفتر کار هوشمند با ابزارهای تحلیلی نیز ادغام می‌شود که به رهبران فناوری اطلاعات و مدیریت امکانات کمک می‌کند دریابند فضاهای ملاقات چطور استفاده می‌شوند و به این ترتیب بتوانند بهترین تجربه‌ی کارمندی را ایجاد کنند. ابزارهای تحلیل‌گر اتاق جلسات به آنها کمک می‌کند متوجه شوند کدام فضاها اغلب بیشترین و یا کمترین استفاده را دارند و یا کدام اتاق‌ها رزرو می‌شوند اما در نهایت خالی می‌مانند. این ابزارها اغلب اطلاعاتی در مورد اینکه کدام اتاق‌های جلسات برای انواع مختلف جلسات استفاده می‌شوند؛ این مساله باعث می‌شود مدیران متوجه شوند افراد ترجیح می‌دهند جلسات مختلف خود را در کدام اتاق‌ها برگزار کنند و در نتیجه در صورت لزوم می‌توانند هرگونه تنظیمات و تغییراتی را برای چیدمان دفترها انجام دهند.

ابزارهای تجزیه و تحلیل اتاق‌های جلسات و مدیریت فضای کار

مزایای یک دفتر کار هوشمند

دفتر هوشمند مکانی است که در آن تکنولوژی افراد را قادر می‌سازد بهتر، سریع‌تر و البته هوشمندانه‌تر کار کنند. راهنماها، سنسورها، اپلیکیشن‌های تلفن همراه و غیره به کارمندان کمک می‌کنند تا کارهای مهم را بهتر و سریع‌تر انجام دهند و بنابراین آنها زمان کافی برای تمرکز بر رشد مشاغل و نوآوری‌ها خواهند داشت. علاوه بر این در یک دفتر کار هوشمند، تکنولوژی می‌تواند به افراد کمک کند تا ارتباطاتی بهتر داشته باشند. سنسورها می‌توانند بفهمند آیا کسی در ساختمان حضور دارد یا خیر، افراد کجا هستند و حتی از رزرو اتاق کنفرانس و مدت زمان رزرو آن نیز اطلاع می‌دهند. جای تعجب نیست که به دفتر کار هوشمند دفتر کار آینده نیز گفته می‌شود! به این ترتیب دفتر کار هوشمند می‌تواند دقیقا همان چیزی باشد که بین شرکت شما و رشد پایدار آن قرار دارد. در ادامه به برخی از مزایای دفاتر کار هوشمند اشاره می‌کنیم.

مزایای یک دفتر کار هوشمند

افزایش بهره‌وری در دفتر کار هوشمند

شرکت‌هایی که از رویکرد دفتر هوشمند استفاده می‌کنند در مقایسه با شرکت‌هایی که همچنان از رویکردهای سنتی پیروی می‌کنند، موقعیت بهتری دارند. مفهوم دفتر کار هوشمند نوآوری و خلاقیت را تشویق و تقویت می‌کند و به نوبه‌ی خود بر نحوه‌ی اجرای کارها تاثیر می‌گذارد. در محیط کارهای پرمشغله و شلوغ حجم وسیعی از داده‌ها و اطلاعات وجود دارد که برای بهترین نتیجه می‌توان از آنها استفاده کرد. یک محل کار هوشمند گزینه‌های بی‌شماری برای پردازش، نظارت و مدیریت داده‌ها در یک ساختمان دارد. از این اطلاعات می‌توان برای تهیه‌ی الگوها و برنامه‌های استراتژیک استفاده کرد که تعامل و ارتباط در محیط کار را بهبود می‌بخشد. این اطلاعات، پلتفرمی یکپارچه برای پرسنل فراهم می‌کند و آنها را با موقعیت‌ها و ابزارهای مناسب توانمند می‌سازد تا خلاق باشند و به اهداف شرکت دست پیدا کنند.

افزایش بهره‌وری در دفتر کار هوشمند

هوشمند سازی دفتر کار و مدیریت آسان‌تر برنامه‌ی کارمندان

سیستم دفتر کار هوشمند ردیابی و مدیریت کارمندان و برنامه‌ی دفتر کار را بدون اتلاف زیاد وقت، آسان می‌سازد. گزارش‌ها، دستگاه‌های هوشمند و سیستم‌های اتوماتیک به انجام عملیات تجاری کمک می‌کنند و شرح برنامه‌ی کارمندان را آسان می‌سازند. همکاری و اشتراک اسناد و مدارک نیز به خاطر افزایش ارتباطات بین کارمندان، بهبود پیدا می‌کند.

هوشمند سازی دفتر کار و مدیریت آسان‌تر برنامه‌ی کارمندان

کنترل بهتر هزینه‌ها در دفتر کار هوشمند

برای مدیران کسب و کار کاملا ضروری است که عملکرد شرکت خود را در برابر هزینه‌های انجام شده و اهداف شرکت، مورد بررسی قرار دهند. سنسورها و سیستم‌های اتوماتیک در یک دفتر کار هوشمند داده‌ها را در لحظه ذخیره می‌کنند. از این اطلاعات می‌توان برای تحلیل، اندازه‌گیری و بهبود عملکرد پرسنل و عملکرد ساختمان برای مقرون به صرفه بودن هزینه‌ها استفاده کرد. این امر می‌تواند از طریق بهینه‌سازی فضا و تشخیص زودهنگام عیوب برای جلوگیری از خرابی سیستم انجام شود. متعاقبا شرکت می‌تواند از نرم‌افزارهای کنترل‌گر با رابط بصری برای مدیریت تمام سیستم‌ها استفاده کند. برای نمونه، داده‌های جمع‌آوری شده در یک سال کاری قبلی را می‌توان به این منظور استفاده کرد که تعیین شود آیا می‌توان واحدهای گرمایشی را برای کاهش هزینه‌های کلی تنظیم کرد یا خیر.

کنترل بهتر هزینه‌ها در دفتر کار هوشمند

تاثیر محاسبات ابری در جریان هوشمند سازی دفتر کار

اینترنت اشیاء (IoT) شرکت‌ها را قادر ساخته است تا بیشتر فعالیت‌های خود را از طریق اینترنت انجام دهند. بنابراین شرکت‌ها می‌توانند در هر کجایی که هستند، اطلاعات را از طریق اینترنت بر روی پلتفرم‌های مختلف پردازش، ذخیره و مدیریت کنند و به آنها دسترسی داشته باشند. زمانی که اطلاعات روی یکی از رایانه‌های شرکت ذخیره می‌شد، گذشته است. ذخیره‌ی ابری دسترسی تضمینی به اطلاعات را از هر کجا فراهم می‌کند.

تاثیر محاسبات ابری در جریان هوشمند سازی دفتر کار

توسعه‌ی یک برند هوشمند با هوشمند سازی دفتر کار

امروزه یک برند خوب به تنهایی کافی نیست. شما نیاز به یک برند هوشمند دارید. ادغام ابزارهای هوشمند در کارهای روزانه‌ی دفتری، ارتباط بین برند شما و مخاطب هدف را افزایش می‌دهد. یک سیستم محل کار هوشمند گزینه‌های مختلفی ارائه می‌دهد که می‌تواند به شما برای ایجاد یک برند هوشمند کمک کند. برای مثال، مشتریان شما مجبور نیستند هر بار برای ملاقات در قسمت پذیرش وارد شوند. شما می‌توانید برای آنها از طریق ایمیل یک دعوتنامه ارسال کنید تا دسترسی سریع به اتاق هیئت مدیره برای آنها فراهم شود.

توسعه‌ی یک برند هوشمند با هوشمند سازی دفتر کار

ارتباطات یکپارچه و بهبودیافته در اسمارت آفیس

دفاتر کار سنتی فاقد یک سیستم ارتباطی پایدار و یکپارچه برای کارمندان خود بود. امروزه، اپلیکیشن‌های پیام‌رسان ارتباط با افراد یا تیم‌ها را بسیار آسان ساخته است. یک دفتر کار هوشمند شامل مجموعه‌ای از سیستم عامل‌های یکپارچه است که ارتباط کارمندان با یکدیگر را صرفنظر از مکان آنها، تسهیل می‌کند. این ویژگی می‌تواند تا حد زیادی به تصمیم‌گیری‌ها کمک کند چرا که فیدبک فوری دریافت خواهید کرد و به این ترتیب همه‌ی کارها سریع‌تر انجام خواهد شد.

رتباطات یکپارچه و بهبودیافته در اسمارت آفیس

ایجاد یک محیط کار بهتر با راه اندازی اسمارت آفیس

رفاه کارمندان برای عملکرد هر سازمانی بسیار مهم است. یک محیط کار خوب کارمندان را تشویق می‌کند تا از رفتن به محل کار و انجام وظایف خود لذت ببرند. همه‌ی ما می‌دانیم که غیبت کارمندان می‌تواند تاثیر بدی بر عملکرد شرکت‌ها داشته باشد. خوشبختانه وقتی محیط کار نیازهای کارمندان را تامین کند میزان این غیبت‌ها بسیار کاهش خواهد یافت. دفاتر کار هوشمند امروزه برای از بین بردن یا کاهش چنین چالش‌هایی از سیستم‌هایی استفاده می‌کنند که محیط کلی دفتر را کنترل می‌کند. با کنترل کردن همه چیز مانند سیستم گرمایشی، نور، تهویه، آب و هوا در داخل ساختمان، کارمندان قادر خواهند بود با خیال راحت وظایف خود را انجام دهند.

ایجاد یک محیط کار بهتر

دفتر کار هوشمند و صرفه‌جویی در زمان

سیستم دفتر کار هوشمند راه‌حل‌های تکنولوژیکی خلاقانه‌ای ارائه می‌دهد که به آسانی وظایف پیچیده را آسان می‌سازد. این وظایف را می‌توان در یک زمان کوتاه انجام داد و به این ترتیب به کارمندان اجازه می‌دهد کارهای مفید و معنادار بیشتری انجام دهند.

جذب و نگهداری کارمندان در اسمارت آفیس‌ها

یک محیط کاری مناسب به شرکت‌ها در جذب کارمندان با استعداد کمک می‌کند و بعلاوه باعث می‌شود بتوانند آنها را برای مدت زیادی در کنار خود نگه دارند. راه‌حل‌های یک دفتر کار هوشمند چنین محیطی را خلق می‌کند. در چنین شرایطی ارتباط بین کارمندان بهبود پیدا می‌کند و با ایجاد یک محیط کاری دلپذیر و هوشمندانه برای تیم خود می‌توانید از هزینه‌ی از دست دادن یک کارمند بااستعداد جلوگیری کنید.

جذب و نگهداری کارمندان

مدیریت کارمندان در دفتر کار هوشمند

شرکت‌ها می‌توانند با نظارت بر افراد حاضر در محل کار، امنیت خود را افزایش دهند. با استفاده از یک سیستم دفتر کار هوشمند می‌توان بازدیدکنندگان را از کارمندان تشخیص داد. معرفی ردیاب‌های شناسایی هویت و نرم‌افزارهای تشخیص چهره در محل کار، سنگ بنای امنیت یک دفتر کار است. بعلاوه، تکنولوژی می‌تواند به شما کمک کند زمانی که کارمندان برای کار صرف می‌کنند را نظارت کنید؛ صرفنظر از اینکه حضوری مشغول کار هستند و یا دورکاری می‌کنند.

مدیریت کارمندان در دفتر کار هوشمند

دفتر کار هوشمند در دوران شیوع کرونا و پس از آن

با شیوع بیماری کرونا در سراسر دنیا، انسان‌ها به سبک جدیدی از زندگی خو گرفته‌اند. همزمان با این سازگاری دنیا با کووید ۱۹، آگاهی بیشتری درباره‌ی چیزهایی که لمس می‌کنیم، وجود دارد؛ به ویژه در محل کار که میکروب‌ها و ویروس‌ها به راحتی از فردی به فرد دیگر منتقل می‌شوند. بهره بردن از تکنولوژی‌هایی که طراحی‌های هندزفری دارند می‌تواند به ایجاد یک محل کار بهداشتی‌تر برای همه‌ی افراد، کمک کند. برای مثال درهای اتوماتیک اولین خط دفاعی در برابر آلودگی‌ها هستند. جایگزینی همه‌ی درها در محل کار تقریبا غیرمعقول است بنابراین نصب یک روش دسترسی مبتنی بر بلوتوث، همراه با مکانیزم باز کردن اتوماتیک در می‌تواند راه‌حلی عالی باشد.

بعلاوه تکنولوژی‌های غیرلمسی برای حفظ بهداشت محیط کار می‌تواند بسیار مهم باشد؛ مانند فعال کردن دستگاه‌های قهوه‌ساز و آسانسور با تلفن هوشمند به جای فشار دادن دکمه‌ها. استفاده از تکنولوژی فعال‌سازی با صدا در نقاط مهم ارتباطی می‌تواند به کاهش انتشار آلودگی‌ها کمک کند. بعلاوه می‌توان از سیستم‌های ردیابی اینترنت اشیا برای تشخیص بیشترین میزان ترافیک و پراستفاده‌ترین مناطق دفتر کار هوشمند استفاده کرد و سپس کارکنان نگهداری و خدمات را به منظور تمیز کردن و پاکسازی بیشتر آن مناطق به کار گماشت.

در نهایت اینکه از آنجایی که حفظ فاصله‌ی اجتماعی در کاهش شیوع ویروس کرونا موثر است، دفاتر کار هوشمند باید آماده باشند تا بیشتر بر ابزارهای همکاری و تعامل مانند ویدئو کنفرانس‌ها تمرکز کنند تا فاصله‌ی بین کارمندان و استقرار کارمندان دورکار را حفظ کنند.

دفتر کار هوشمند در دوران شیوع کرونا و پس از آن

تجربه‌ی پیشرفت و ارتقا در یک دفتر کار هوشمند

هوشمند سازی محل کار و بناساختن یک دفتر کار هوشمند روز به روز در حال تکامل است و انواع اتاق‌ها و اداره‌های خصوصی دربسته جای خود را به انواع مختلف امکانات جدید داده‌اند. انعطاف‌پذیری مفهومی کلیدی در مدیریت اداری است و مشاغل مدرن باید فضای کاری بسیار پویاتری نسبت به گذشته فراهم کنند. ایجاد یک محیط کار پویا و هوشمند با فواید زیادی همراه است و از ابزارهای هوشمند سازی دفاتر کار نیز می‌توان به نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای همکاری بصری، ابزارهای تجزیه و تحلیل اتاق‌های جلسات و غیره اشاره کرد. مفهوم دفتر کار هوشمند نیاز به ابزارهای نرم‌افزاری دارد که یافتن، رزرو و رفتن به اتاق‌های جلسات را آسان می‌سازد.

فضای یک محل کار هوشمند با ابزارهای نرم‌افزاری درست به شما کمک می‌کند تا نرخ بهره‌وری را تخمین زده و کیفیت کار را ارتقا دهید. با هوشمند سازی دفاتر کار می‌توانید در جهت ارتقای عملکرد شرکت و رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده با کمترین میزان اتلاف هزینه و وقت قدم بگذارید.

تیم محتوای اسمارتیک

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *